Introduction

Qu’est-ce que « easyAP4 »

easyAP4 est une application No Code conçue pour que vous puissiez créer vos propres applications de Gestion Électronique de Documents (GED) et de Gestion de Processus Métier (BPM).

easyAP4 fonctionne entièrement en mode WEB.

easyAP4 s’adresse à vous si vous n’êtes ni développeur, ni informaticien. Elle nécessite comme compétences une certaine habileté dans la manipulation de la souris, une souplesse dans la frappe au clavier et une bonne vision de l’écran. Mais surtout, c’est votre expertise dans votre métier qui sera votre plus grand atout pour mener à bien votre projet avec easyAP4.

easyAP4 vous permet d’exprimer les différentes facettes de votre application au travers de paramétrages : les informations manipulées, les processus appliqués ou suivis, les différents rôles des utilisateurs, les règles de sécurité et de confidentialité, etc.

Ces paramétrages sont interprétés par easyAP4 qui génère l’ensemble des éléments techniques nécessaires au fonctionnement de l’application que vous avez conçue : le code informatique implémentant les règles métiers, les interfaces homme-machines, les logiques de contrôles d’accès pour les principales.

La petite histoire

Il nous parait important de vous expliquer pourquoi Anakeen s’est lancé dans cette aventure. Nous allons brièvement vous parler de nous (promis après votre application sera le seul sujet).

Nos expériences et réflexions sur les thèmes des outillages de la gestion de l’information au plus près des processus d’une organisation nous ont amenés à développer une plateforme ayant pour finalité d’être le socle de développement d’applications métiers fonctionnant entièrement en mode WEB.

Anakeen Platform (ex. Dynacase Platform) a vu le jour pour fournir aux développeurs tous les mécanismes attendus pour concevoir et réaliser des applications de gestion électronique de document (GED) et de gestion de processus (BPM).

Depuis plus de 20 ans Anakeen est éditeur de cette solution Dynacase puis Anakeen Platform.

Depuis 20 ans, nous utilisons cette plateforme pour mener avec nos clients des projets leur permettant de simplifier, optimiser et rendre efficace leur quotidien.

Nous avons su accompagner de grands organismes, de grandes entreprises agissant selon des processus complexes, manipulant des volumes de données importants, nécessitant sécurité et confidentialité aux travers de projets ambitieux.

La force d’Anakeen Platform peut devenir un handicap. L’effort pour son apprentissage, les compétences nécessaires à son utilisation sont autant de contraintes acceptables au regard d’un projet d’entreprise pour lequel un engagement de plusieurs mois de développement est envisagé. Pour des projets plus modestes, mais étant confrontés aux mêmes problématiques d’optimisation de processus, de centralisation et de partage de l’information, cette approche n’est pas envisageable.

Même problématiques oui, une même ambition d’améliorer leur efficacité, mais malheureusement aussi des moyens plus contraints en termes de temps, de budget ou tout simplement de compétence freinant la mise en place d’une application métier pourtant essentielle à l’efficacité du fonctionnement de la structure.

Nous même en interne étions confrontés à ces problématiques. Le sabotier étant le plus mal chaussé, combien de fois nous sommes nous dit que nous aurions besoin d’une application (pour gérer les factures, les demandes d’achat, le process de vente, etc.) qui aurait pu être développée rapidement avec Anakeen Platform, souvent... Mais nos développeurs sont accaparés par le développement du produit, les projets pour nos clients.

C’est donc conscient de l’apport des mécanismes de la plateforme Anakeen Platform et dans un même temps réaliste quant à l’effort pour se lancer dans un projet de développement, tout aussi simplifié soit-il par les apports de la plateforme, qu’en 2020 nous avons décidé remettre en cause la solution que nous proposions avec Anakeen Platform.

Nous avons donc posé les stylos et essayé de comprendre quelles étaient vos attentes (et finalement les nôtres).

En premier lieu, il nous a semblé primordial d’identifier qui devra se charger de construire l’application. La mobilisation d’une DSI n’étant pas toujours possible, si elle existe, il nous a paru naturel de poser la base en imaginant une création d’application par celui qui en exprime le besoin ou tout au moins en maîtrise le périmètre fonctionnel. L’autre évidence est que les personnes qui ont cette maîtrise fonctionnelle sont rarement des développeurs, encore moins dans les domaines récents du WEB en perpétuelle évolution.

Le deuxième axe de réflexion a porté sur les mécanismes attendus pour ces applications de gestion de processus et d’informations. L’évidence était sous nos yeux... Les expériences et réussites dans ce domaine avec Anakeen Platform nous montraient la voie à suivre.

Anakeen Platform ça existe, mais ça ne convient pas. Anakeen Platform est à la fois le problème et la solution. En y regardant de plus près, il nous a fallu un certain réalisme -et beaucoup de renoncement pour nos profils d’ingénieur- pour comprendre que la difficulté était simplement dans la manière d’utiliser et de mettre en œuvre la plate-forme. Conclusion, il faut l’outiller pour fournir au créateur d’application les moyens de construire une véritable application métier, en mode WEB, de GED et BPM.

Cet outil, c’est le No Code.

easyAP4 est né de cette feuille de route.

Un an et demi après, nous l’avons utilisé en interne pour nous assurer de la réalité opérationnelle de ce nouveau produit.

Notre CEO s’est empressé d’outiller le processus commercial en construisant un mini-CRM sur mesure permettant d’élaborer nos propositions et suivre la facturation.

2021 a été l’année de la formalisation de notre système de management de la sécurité de l’information (SMSI) qui a abouti à une certification ISO 27001. Pour ce faire, nous avons utilisé une solution permettant de suivre ces process, identification des actifs, analyses des risques, suivi des plans d’actions et actions, etc. Mais cet outil n’était pas le nôtre, demandait un effort de prise en main important, bref, nous devions nous adapter à l’outil... La réaction a été rapide, easyAP4 nous a permis tout aussi rapidement de disposer d’une application de gestion de notre SMSI. La norme ISO 27001 évolue, la prochaine version implique de grands changements dans la gestion du SMSI ? Même pas peur ! easyAP4 nous permet de faire évoluer l’application rapidement. Plus de contorsion ou d’acrobatie (plus besoin de chausse-pied) pour faire rentrer nos nouvelles données, nos nouveaux processus dans une application inadaptée.

Aujourd'hui c’est avec une grande joie et non sans fierté que nous vous proposons d’entrer dans le monde d’easyAP4 pour commencer à construire VOTRE application : une application à l’image de votre organisation, qui en parle le langage, en résout les problématiques, et surtout, que vous maîtrisez de A à Z. Nous sommes persuadés que, rapidement, vous atteindrez un résultat tangible et comprendrez notre enthousiasme.

Dans tous les cas, sachez qu’Anakeen reste à votre écoute, que ses collaborateurs vous partageront leurs expériences et sauront vous proposer des solutions simples, élégantes et efficaces.

Préambule

Dans la suite de ce document, nous expliquons comment utiliser easyAP4 pour créer votre application.

Le produit de votre travail avec easyAP4 sera nommé l’application ou l’application cible.

Pour les besoins de la documentation, nous allons faire référence à deux persona ou types d’acteurs distincts. Le configurateur, peut-être vous, est la personne en charge de la réalisation de l’application en utilisant easyAP4. L’utilisateur, sans préjuger de son rôle, est un utilisateur de l’application cible.

La notion centrale manipulée par easyAP4 est le formulaire. Un formulaire est un regroupement de données répondant à une logique métier. Par exemple, une facture est un formulaire constitué d’un destinataire, d’une liste d’item ayant chacun un libellé, un prix unitaire hors taxe, une quantité, ..., un prix total hors taxe et un TTC, etc.

Pour le configurateur, le formulaire décrit l’organisation, la structure et les types (libellé = texte, prix = monnaie) des informations le constituant.

Pour l’utilisateur, le formulaire sera le moyen de consulter ou modifier ces informations, et de manière générale la représentation des informations.

Ce manuel présente l’ensemble des moyens offerts par easyAP4 pour construire votre application. Chaque chapitre décrit de manière exhaustive ces mécanismes et chaque partie peut être lue indépendamment.

Pour vous aider à démarrer votre premier projet, nous vous préconisons de suivre les premiers chapitres dans l’ordre de présentation. Ils se veulent organisés selon la logique de progression pour la mise en place et le démarrage de la configuration d’une nouvelle application.

Si vous souhaitez aller plus vite, n’hésitez pas à solliciter Anakeen pour un accompagnement personnalisé à une prise en main pour vous permettre ensuite de revenir sur ce manuel et d’explorer les fonctionnalités d’easyAP4.

Évolutions

Si votre application nécessite des opérations particulières ou des échanges avec d’autres applications, easyAP4 intègre un mécanisme d’extensions qui permet d’enrichir et d’étendre ses possibilités. Vous pouvez réaliser vous-même ces extensions, ici nous parlons de développement, les confier à un prestataire, ou à Anakeen.

Si, finalement, votre application est tellement riche, qu’elle évolue jusqu’à un point où elle ne peut plus raisonnablement être réalisée avec easyAP4, vous pouvez toujours basculer vers un développement spécifique avec Anakeen Platform. Les configurations que vous aurez effectuées avec easyAP4 serviront alors de base complète pour le développement de votre future application métier sur-mesure.

Et maintenant

C’est à vous !

Les grandes lignes de la création d’une application métier avec easyAP4 telles que nous vous les proposons, sont :

• la maturation du besoin, une réflexion sur le métier, comment travaillons-nous ? Quelles sont les informations utilisées, produites ? Quelles sont les étapes que nous suivons et qui intervient ? Quelles sont les problèmes de confidentialités ou de sécurité auxquels nous sommes confrontés ? ...
• la construction, ici commence le jeu d’assemblage, avec easyAP4 : construire les formulaires caractérisant les données ? dessiner les cycles de vie (workflow) interagissant avec ces données et impliquant les différents acteurs du process, et contrôler les accès à tout cela.
• la publication de l’application dans un environnement d’exécution pour l’utiliser (nous préconisons fortement une étape intermédiaire pour en tester le fonctionnement en condition réelle avec un panel d’utilisateurs).

easyAP4 fonctionne en mode WEB. Vous avez une URL d’accès à easyAP4 ainsi que votre identifiant qui vous sert à vous connecter. Ces informations vous sont fournies suite à l’installation d’easyAP4.

Vous disposez aussi d’environnements de publication de vos applications. Ces environnements sont programmés dans easyAP4 et habituellement au nombre de deux : un premier, dit de test, qui vous permettra de réaliser la mise au point de la configuration de l’application et un second, dit de production, pour déployer votre application et la mettre à disposition des utilisateurs.

Nous pouvons vous accompagner sur cette phase de mise en place technique soit en réalisant une installation d’easyAP4 dans votre infrastructure ou en mettant à votre disposition cet environnement en mode Saas.

Connectons-nous à l’URL easyAP4 pour débuter la création de votre application.

Guide de lecture

Quelques repères que nous utilisons dans cette documentation :

tip ou mémo

Un mémo, une astuce, bref une information qui peut servir.

Un exemple de d’avertissement

Une attention particulière, un point de vigilance

Pour suivre les évolutions d’easyAP4 :

🚀une nouveauté [x.y]

Cela vous permet de voir tout de suite une évolution d’un fonctionnement, une nouveauté.
x.y indique quelle est la première version à proposer ce nouveau fonctionnement.

🚷dépréciation de ... [x.y]

Cela vous informe d’une dépréciation annonçant le changement ou la disparation d’un fonctionnement.
x.y indique à compter de quelle version, au plus tôt, le changement est prévu.

Au secours...

Nous avons conçu easyAP4 pour être un maximum didactique de sorte à guider et accompagner le configurateur.

Cette documentation donne une vision complète des possibilités de configuration offertes par easyAP4 pour construire votre future application.

Les interfaces vous proposent des aides en lignes, représentées comme sur la capture d’écran suivante.

Nous vous invitons à en prendre connaissance, elles apportent des éclaircissements sur la fonctionnalité de configuration présente sur l’interface.

Nous sommes conscients que l’étendue des fonctions disponibles peut effrayer, c’est pourquoi nous vous proposons quelques exemples de configuration prêts à être utilisés (opens new window), ainsi qu’un accompagnement personnalisé pour la découverte d’easyAP4.

Anakeen met en place un support dédié easyAP4, normalement il vous a été communiqué. Si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à nous contacter par courriel ✉️ contact@anakeen.com, par téléphone au  ☎️ +33 1 75 43 66 10 ou vos interlocuteurs ❤️ habituels.